into business intelligence

School is natuurlijk de plek waar performance management een hoofdrol speelt. Van proefwerken, toetsen, rapporten, cito scores tot overgaan en vervolgonderwijs. Alles wordt kwantitatief beoordeeld met enorme consequenties voor leerlingen en studenten: gaan we over, naar het vmbo, havo of vwo of doen we een jaartje over.

Maar hoe zit dat met leerkrachten? Veel informatie over hun prestaties is ongetwijfeld aanwezig zoals de geaggregeerde informatie uit het leerlingen volgsysteem. Ongetwijfeld worden die prestaties ook besproken maar volgen daaruit echt consequenties?
Ik weet het niet echt maar die consequenties zullen aanzienlijk minder ver gaan dan die voor leerlingen en studenten.

Over deze discrepantie moest ik nadenken nadat ik Bill Gates recente presentatie op TED.com zag. Hij bespreekt hier in zijn nieuwe filantropische rol twee vragen die hem bezig houden: 

• Hoe stoppen we malaria?
• Hoe krijgen we betere (of liever: top) leraren?

En hij haalt hierbij een interessant voorbeeld aan van de KIPP organisatie (66 scholen) waarin door effectief gebruik van performance management leraren zich ontwikkelen tot top leraren. 

De controller van prospect BV M te W heeft het goed voor elkaar. Elke maandag verzamelt hij alle benodigde informatie en produceert een handzaam rapport met de belangrijkste kerncijfers over de voorgaande week. Het rapport wordt op dinsdag onder de MT-leden verspreid en vormt een belangrijk gespreksonderwerp in het MT-overleg van woensdag.

Wij hadden het ook goed voor elkaar. Onze propositie met een centraal data warehouse, een wekelijkse inleesslag in het weekend, dashboards aangevuld met rapportages die voor elke gebruiker toegankelijk waren via het Intranet en dat alles tegen een alleszins redelijke prijs. Zeker als je die afzette tegen de vele voordelen:

• Betere datakwaliteit;
• Vernieuwde inzichten door de combinatie van informatie uit diverse bronsystemen;
• Betere analyse mogelijkheden;
• Snellere beschikbaarheid van informatie waardoor eerder beslissingen genomen kunnen worden;
• Minder belasting voor de transactiesystemen die bij het opvragen van sommige rapporten nu vaak voor een irritante traagheid zorgen. Deze rapporten zouden sneller draaien op ons data warehouse en de transactiesystemen niet belasten.
• (Hopelijk) minder papierverspilling;
• Minder 'simpel' werk bij productie- en verspreiding van rapporten waardoor meer tijd voor analyses en ander 'zinvoller' werk.

We dachten dat we het goed voor elkaar hadden: deze opdracht konden we niet verliezen.
Totdat we de reactie van de controller kregen. Hij opende nogal kwaad de kast achter zich met daarin de 26 ordners van het afgelopen half jaar. Dus jullie bedoelen dat ik die niet meer nodig heb!  ..euh, Ja dat bedoelen we... En het is ook niet meer nodig dat ik elke maandag overwerk!? ..euh, Ja.

Helaas sommige mensen houden van overwerk.
 

Uit onderzoek van McKinsey blijkt dat de beurswaarde van de 150 grootste ondernemingen in 2005 gemiddeld 260% van hun boekwaarde bedroeg. In 1985 was dit nog slechts 160%.

De gigantische immateriële waardecreatie van deze bedrijven tot $ 7,5 miljard in 2005 is voor een groot deel toe te schrijven aan een gestegen productiviteit van werknemers: Deze bedrijven realiseerden in 2005 $ 66.000 netto winst per werknemer. In 1985 was dat nog maar $ 24.000.

Kantoorautomatisering, ERP en ook BI hebben ongetwijfeld bijgedragen aan deze verbeterde productiviteit.

Gezien de grote omvang van de immateriële  waarde van veel bedrijven komt het bij mij vreemd over dat bij de beoordeling van (IT) projecten roi nog steeds koning is. Een beoordeling op hun mogelijkheid om waarde te creëren zou een belangrijker rol moeten spelen.
Minder aandacht dus voor zekere kostenbesparingen en meer voor de onzekere kansen die door bijvoorbeeld beter inzicht en transparantie ontstaan.

Bron cijfertjes: Talent aan zet van Bryan en Joyce ISBN:9789047000235
 

Microsoft heeft vandaag aangekondigd dat ze:
- Stoppen met Performance Point Planning
- Performance Point Monitoring en Analytics een onderdeel wordt van Sharepoint Portal Server.

Dit lijkt een logische stap gebaseerd op feedback van klanten zoals hier beschreven.
De vandaag aangekondigde 5000 ontslagen spelen ongetwijfeld ook een rol.

Voor de meeste klanten van Microsoft is dit een voordeel. Veel hebben al geïnvesteerd in de Sharepoint technologie en krijgen nu de dashboard, scorecarding en analytische tools van PPS er gratis bij.
Voor een beperkt aantal klanten met investeringen in PPS Planning is het uiteraard een minder gelukkig besluit.

PPS Planning was een eenvoudig concept met een relatief complexe architectuur en veel (versie 1) schoonheidsfoutjes. Persoonlijk ben ik er dan ook niet rauwig om.
 

Gisteren donderdag 22 januari was het dan eindelijk zover:
10:30 Formaliteiten bij de notaris
17:30 Afscheidsspeech en etentje met alle medewerkers

Nu een dag later nog niet de verwachtte opluchting maar nog steeds de pien in den buuk. Het zal nog wel even duren. Een bedrijf in 11 jaar opbouwen en vervolgens verlaten dat doet pijn.

Voor al degene die ik nog niet persoonlijk bedankt heb:
Bedankt voor die 11 jaar medewerking, support en business.

Ik zal nu waarschijnlijk iets frequenter bloggen.
Voor de volledigheid heb ik hier de artikelen die ik eerder voor onder andere BI-Dutch schreef verzameld.
 

In de balanced-scorecard literatuur wordt altijd veel aandacht besteed aan het verschil tussen leading- en lagging indicatoren. En hoewel het verschil tussen sturende- en volgende indicatoren niet moeilijk te begrijpen is, is het benoemen in de praktijk nog niet zo eenvoudig.

Wie volgt? De man leidt ongetwijfeld de dans in bovenstaand plaatje. Maar uiteindelijk volgt hij ook maar het ritme van de muziek. Muziek van musici die gedirigeerd worden door een dirigent die daarbij de compositie van de componist volgt.

Als je een verkoopproces op soortgelijke manier zou ontrafelen dan zou je de volgende indicatoren kunnen onderscheiden:

• Brutowinst
• Brutowinstpercentage
• Omzet
• Omzet per order
• Uitgeleverde orders
• Omvang orderboek
• Nieuwe orders
• Succesratio verkopers
• Gevoerde verkoopgesprekken
• Geplande verkoopgesprekken.

De brutowinst is in dit proces een duidelijk lagging indicator en de geplande verkoopgesprekken een duidelijke leading indicator. Daartussen is het een grijs gebied en een reden voor onbelangrijke misverstanden en discussies.

In zijn boek “Key Performance Indicators” maakt David Parmenter daarom onderscheid tussen: Key Result Indicator (KRI), Performance Indicator (PI) en Key Performance Indicator (KPI) die in een verhouding 10/80/10 voor zouden moeten komen:

• KPI’s zijn die indicatoren waarmee je je prestaties aanzienlijk kan verbeteren, ze zijn sterk op de toekomst gericht. Het zijn die Indicatoren waar je het liefst wekelijks of zelfs dagelijks over geïnformeerd wordt zodat je tijdig kan sturen. In bovengenoemd verkoopproces zijn de geplande verkoopgesprekken hier een duidelijk voorbeeld van.
• KRI’s zijn uitkomsten van meerdere activiteiten, ze geven aan of je nog in de juiste richting vaart. Ze vertellen je echter niet hoe je het resultaat kan verbeteren. En worden vaak maandelijks gerapporteerd. In ons voorbeeld: de brutowinst.
• Performance Indicatoren, de overige 80% …het grijze gebied …zeker niet onbelangrijk want ze vertellen hoe je het beter kan doen … hoe en waar je kan bijsturen.

Kortom: niet echt nieuw maar op een bepaalde manier toch een stuk praktischer dan de overige literatuur over performance management. En dat praktische en toepasbare dat is typerend voor dit boek met een 12 stappen aanpak en een resource kit met vragenlijsten, rapportage voorbeelden en 500 voorbeeld indicatoren.

Key Performance Indicators, door David Parmenter, uitgegeven door John Wiley & Sons

Om de een of andere reden kijk ik de laatste tijd iets vaker dan vroeger naar financiële pagina’s. Onderstaande grafiek viel me daarbij op bij NU Zakelijk.

Er is het een en ander aan te merken op deze grafiek:

• De witte vlakken rechts?
• De witte kaders suggereren dat deze lopen van -100% tot 100%
• De sortering (van het oosten naar het westen in plaats op grootte)
• De toevoeging van de getallen (op 2 decimalen)

Het duurde daarom even voor ik de boodschap van de grafiek door had. Met een andere titel dan YTD% was dat ongetwijfeld sneller gegaan, bijvoorbeeld:

Helft waarde AEX sinds 1 januari verdampt!
Hoezo crisis in Amerika? AEX leider van het lijstje met verliezers.

Nou zijn er drie manieren waarop grafieken ge(mis)bruikt worden:

1. Om een bepaalde boodschap duidelijker over te brengen. Politici en CEO’s van beursgenoteerde ondernemingen zijn hier vaak erg goed in.
2. Om data beter te analyseren. Onze ogen zijn goed in staat om allerlei verbanden en afwijkingen te constateren in grafieken. Hiervoor zijn verschillende tools waaronder Tableau
3. Steeds vaker: als onderdeel van een dashboard of scorecard om snel inzicht te geven in vragen als: Hoe staan we ervoor, wat is de trend. Een combinatie van 1 en 2 dus.

Mijn beoordeling is in dat licht ook niet helemaal eerlijk. Ik beoordeel de grafiek van NU in het licht van categorie 1 maar in feite is het een categorie 3 grafiek: een onderdeel van het NU Zakelijk dashboard.

Terugkerende gebruikers weten deze grafiek ongetwijfeld op waarde te schatten. En met een normaal beursklimaat zou de grafiek een stuk zinvoller zijn met getallen als -2,34%, +4,56 en misschien een uitschieter van +8,45%.

Dit heeft me daarom aan het denken gezet: hoe zinvol zijn die prachtige grafieken die ik op de dashboards van onze klanten gebouwd heb nog. Is de data inmiddels veranderd? Vertellen de grafieken nog het juiste verhaal? Motiveren ze medewerkers nog voldoende?

Maar eens rondje bellen… van mijn pensioen hoef ik het voorlopig niet te hebben.

 Het grote nieuws van de Microsoft Business Intelligence Conferentie van vorige week was ongetwijfeld de aankondiging van project Gemini. Diverse bloggers waaronder Johan van der Kooij en ikzelf hebben hierover al het een en ander geschreven. De key-note met demo is nu beschikbaar op http://wm.istreamplanet.com/customers/ms/300_ms_biconf_081006.asx Ga naar 1 uur en 16 minuten voor het verhaal van Gemini en de presentatie van Donald Farmer

Een mooi stukje techniek en visie die het business Intelligence landschap danig zal veranderen:

• Nieuwe Analysis Services OLAP Mode gebaseerd op In Memory en Kolom georiënteerd technieken;
• Krachtige data cleaning mogelijkheden binnen de Excel Add-In;
• Hele grote datasets (100 miljoen rijen) bewerken en analyseren op de desktop;
• Verbeterde draaitabellen met intelligente actieve slicers;
• Publicatie naar Sharepoint zorgt automatisch voor centrale opslag van OLAP data, waardoor beheer door IT mogelijk wordt.

Maar moeten we hier echt blij mee zijn? Jarenlang hebben we tenslotte allemaal gepleit voor het 1 versie van the truth principe en dan bedenkt Microsoft zich: Power back to the People. Geef power users deze krachtige tool om hun analyse- en rapportage problemen op te lossen. Door publicatie naar Sharepoint en met behulp van een aantal management tools kunnen ze hun rapporten en analyses delen en kan IT controle houden.

Microsoft BI guru “Chriss Web is tamelijk negatief: de strategie om Gemini in Excel op de desktop te plaatsen is een uitnodiging om geen gebruik te maken van het data warehouse en creëert een spreadmart hell wat Microsoft ook zegt over het op Sharepoint gebaseerde management van Gemini modellen” Nigel Pendse van OLAP Report is een stuk positiever: “ Microsoft’s Brilliant OLAP Trojan Horse

Persoonlijk zie ik de bezwaren van Chris ook wel maar ik zie als BI consultant toch vooral veel mogelijkheden omdat iedereen tenslotte rijke, gevalideerde data nodig heeft voor kwalitatieve rapportages en - analyses. Voor de ontsluiting van deze informatie zullen ze bij ons aan blijven kloppen. Wel zullen we dan vaker “later” ingeschakeld worden in dat proces. Verder is het natuurlijk ideaal voor initiële modellering en het ontwikkelen van proof of concepts.

Kortom voor sommigen "Heaven" voor anderen "Hell" maar uiteindelijk niet tegen te houden. We hebben nog even om ons hierop voor te bereiden. De planning is 1eHJ 2009 CTP en 1eHJ 2010 release.

Toen ik enige jaren geleden na een presentatie van de nieuwe features van SQL Server 2005 naar huis reed was ik behoorlijk enthousiast en opgewonden. De vele veranderingen (UDM, SSIS, SSRS) ten opzichte van de 2000 versie boden zoveel meer nieuwe mogelijkheden. Dat kwam natuurlijk met een prijs: meer mogelijkheden dus complexer en dus … goed nieuws voor een BI-consultant.

De veranderingen van 2005 naar de recent uitgebrachte 2008 versie van SQL server zijn daarmee vergeleken nogal mager. Ja, er is in de nieuwe versie heel veel gedaan aan performance verbeteringen en er is ook veel aandacht geweest voor de gebruikerservaring maar echt nieuwe features, ze zijn er wel maar het zijn er niet veel en vooral ze hebben niet veel impact. (Misschien iets voor een volgend blog artikel)

Mijn ‘teleurstelling’ hierover werd gisteren door Microsoft op de BI Conferentie in Seattle ruim goed gemaakt door de aankondigingen en presentaties over de nieuwe versie van SQL Server: Kilimanjaro. Kilimanjaro is een soort tussen versie die in het eerste halfjaar van 2010 uitkomt. Het is niet de officiële volgende release van SQL server maar een soort tussen oplevering en bestaat in ieder geval uit de volgende 2 projecten: Madison en Gemini.

Madison Madison is de integratie van het recent door Microsoft overgenomen DATAllegro in SQL Server. In de presentatie gisteren werd een Reporting Services query afgevuurd op een 150 Terabyte datawarehouse met een triljoen rijen verdeeld over 24 servers die in enkele seconden het resultaat toonde. Kortom gigantische scale-out mogelijkheden.

Gemini Gemini vind ik persoonlijk nog interessanter en gaat vooral over ‘empowering’ business users om meer direct zelf met bi te doen en toch controle bij IT te houden. (BI Self Services) In de presentatie van Donald Farmer werd een Excel Add-Inn getoond waarmee gebruikers naast direct toegang hebben tot informatie in het door IT beschikbaar gestelde datawarehouse van 20 miljoen rijen die ze kunnen scrollen en analyseren met een uitgebreidere pivot table functionaliteit ook de mogelijkheid hebben de informatie in het datawarehouse zelf te verrijken. Op de achtergrond wordt gebruik gemaakt van kolom georiënteerd processen van data en in- memory opslag van de data. Zie hiervoor het artikel van Mosha Pashumansky

Kortom: een antwoord op de ontwikkelingen in de appliance markt en de in-memory techniek van bijvoorbeeld Qlikview.

Deze vraag van een BI consultant in een Engelstalig forum ging over het dubbel boekhoudsysteem dat al vanaf het einde van de middeleeuwen zo succesvol gebruikt wordt voor de vastlegging van financiële feiten. Een systeem dat voor sommige mensen zo ongrijpbaar is en waarin omzet inderdaad credit (negatief) in de systemen wordt vastgelegd.

Moet je als BI-consultant dan ook nog boekhouder zijn was zijn klaagzang? Het is uiteraard wel heel handig als je de basis van dit systeem begrijpt maar is het echt nodig?

In een vorige carrière bij PwC was er één accountant die steevast en aan iedereen vertelde dat ie niets begreep van dat boekhouden. Dat was overigens niet helemaal waar maar deze houding stelde hem wel in staat om onbevangen vragen te stellen.

Daarom vraag ik me af hoeveel domeinkennis je echt nodig hebt om succesvol te zijn als BI consultant? Moet je de ins-en-outs kennen van de branche waar je nu in werkt? Ja, dat is uiteraard wel handig maar is het echt nodig? Die branche kennis is tenslotte ruim voorhanden bij je klant …je moet er alleen maar naar vragen! Ze zullen blij zijn met jouw aandacht en de mogelijkheid om hun kennis te etaleren.

Het belangrijkste is naar mijn idee dat je over de basiskennis en -vermogen bezit om de bedrijfsprocessen te doorgronden, begrijpt hoe die processen beheerst worden en dat je een vertaalslag kan maken naar de vastgelegde data en de benodigde (technische) oplossing.